1、证明信必须严肃认真，实事求是，言之有据，不能信口开河。证明信是需要认真对待的，必须来源于实事，有理有据，不可言之无物而信口开河。
2、证明信要语言简洁、准确，避免产生歧义。这一点需特别注意，它是用来证明人或事、材料等，不能长篇累传，用词要准确，避免产生误会或产生很多个意思。
3、证明信要书写工整，不得有涂改的痕迹。如有涂改，须有涂改处加盖公章。
4、证明信的格式要正式，它一般包括正文，春嗉榕石落款，盖印等主题组成 ，它不需要写作有效时间，但是应该存根以便备查。其中证明信的标题要写在第一行正中的位置，字体要大一些，以区别于下文；称谓有单位或姓名，称谓要顶棋格写，以示尊重；正文一般安其固定格式填写所证明人的姓名及所联系或办理的事项。此内容需要根据实际情况填写清楚；结束语，一般用“特此证明”，有的开头没写送达机关名称的，可用“此致某某单位”等；落款需要证明制发机关，日期，加盖公章。
